News Detail

1- İstediğin hakkında açık ve spesifik olmamak.

E-postanın amacı ne? Alıcıdan ne beklediğini açıkça söylüyor musun mesajında? Neye ihtiyacın varsa, bir bilgi, dosya veya bir karar... alıcı senin neden bahsettiğini ve beklentini mesajından anlayabiliyor mu?

2- Çok uzun, okunmaz.

Gelen bir e-postayı açtığımızda karşılaştığımız upuzun blok bir mesaj gözümüzü korkutuyor. Daha okumadan yorgunluk hissediyoruz. Tüm mesajı okuduğumuzda harcayacağımız zamanımızı hesaplıyoruz. Ya boş bir vaktimizde okumak üzere mesajı kapatıyoruz, ve genellikle bir daha açmıyoruz. Ya da doğrudan çöpe atıyoruz. Bu yüzden e-postada yedi-sekiz kelimeden daha uzun cümle; beş-altı cümleden daha uzun paragraf ve toplamda üç-dört paragraftan daha uzun bir metin yazmamak, mesajın okunmasını kolaylaştıracaktır. Eğer içerik açısından mutlaka uzun bir mesaj yazmak gerekiyorsa, en iyi yol, metni maddeler halinde oluşturmak olabilir.

3- Kalabalıkta kimse üzerine alınmaz.

E-postayı konuyla ilgili ve ilgisiz pek çok kişiye göndermek, mesajın ciddiye alınmama riskini doğurabilir. Bir e-postayı alan pek çok kişi olursa, alıcılar “seyirci kalma” durumuna girebilir. “Alıcılardan bir başkası nasılsa cevap verecektir” diye düşünebilir.

4- Aynı konuda bezdirici mesajlar.

Bir konuyla ilgili olarak art arda çok sayıda mesaj göndermek, alıcıyı sıkıştırmak, onun cevap verme olasılığını arttırmıyor. Tam tersine alıcıyı bezdiriyor ve aynı konuyla ilgili gelen mesajları göz ardı edebiliyor. Alıcıyı sıkıştırmaya yönelik sıklıkla gönderilen bıktırıcı mesajlar yerine, içeriği açıkça belirtilmiş güçlü ve anlamlı tek bir mesaj göndermek, alıcının mesajı ciddiye almasını sağlayabilir.

5- Kötü konu satırı.

Bir e-postanın zarfı, “konu satırı” bölümüdür. Eğer zarf ilginç ise, mektup açılır ve okunur. Mesajın metninde ne yazarsan yaz, kişiler aldıkları mesajı ilk önce “konu satırı” bölümünde yazanlara göre değerlendirecektir. E-posta alıcılarının %33’ü gelen mesajlarını açıp açmayacaklarına doğrudan “konu” satırında yazanlara göre karar veriyor. Özlü, ilginç ve hareketli bir konu merak uyandıracaktır. Eğer konu satırı anlaşılmaz, ilgi çekmeyen ve çok uzun ise postanın açılma ihtimali düşüyor. Unutmamak gerekir ki e-postaların %40’ı ilk önce mobil cihazlardan açılıyor. 40 harften daha uzun bir konu satırı, mobil cihazlardan okunamayacağı için, postanın doğrudan çöpe gitme olasılığı çok yüksek.

6- Görgüsüz tavır.

Kısa ve doğrudan içerik yazmak, alelacele yazmayı; medeni ve kibar bir üsluptan vazgeçmeyi gerektirmiyor. Tam tersine, konuyu en kısa ve net bir şekilde yazıya dökmek, daha çok vakit gerektiriyor. Emreder tarzda, özensizce, tamamı büyük harflerle ve gramer hatalarıyla yazılmış bir mesaja kim cevap vermek ister ki? Konuya bodoslamadan dalmak yerine “merhaba, umuyorum çok iyisinizdir” şeklinde sıcak bir giriş, mesajın okunma oranını arttırabiliyor.

7- E-posta ideal bir iletişim yolu mu?

İş yaptığımız kişilerle pek çok şekilde iletişim kuruyoruz. E-posta bu yollardan sadece bir tanesi. E-posta göndermenin amacı başka bir e-posta almak mı? Yoksa cevap almak mı? E-postayı göndermeden önce, konuyla ilgili aşama sağlamak için muhatabına e-posta göndermek en ideal yol mu diye soruyor musun? Acaba telefon ile görüşmek, daha hızlı ve iyi bir sonuç doğurabilir mi? Ya da bir toplantı organize ederek veya muhatabını ziyaret etmek, yüz yüze görüşmek, süreci kısaltıp daha olumlu sonuçlar elde etmeni sağlayabilir mi?

Her ne kadar internet teknolojisi ve e-postalar hayatımızın vazgeçilmezi olsa da, yaşamak için sosyalleşmeye ihtiyaç duyan biz insanlar için özellikle iş hayatında karşıdakinin elini sıkmak, gözünün içine bakarak samimiyetini göstermek ve niyetini anlatmak, başarı için hala daha geçerliliğini koruyor.